Vooruit plannen vermindert werkdruk

Herken je dit? Onoverzichtelijke drukte en een overvolle takenlijst; het zijn je grootste stressbronnen en de veroorzakers van een gevoel van onrust. Je wordt vaak overvallen door dingen die opeens moeten—en dan wel nú direct.

Hoge werkdruk

Veel mensen hebben last van een gevoel van hoge werkdruk. Dat kan allerlei oorzaken hebben. Voordat je het kunt aanpakken, moet je natuurlijk eerst goed op een rijtje zetten wat bij jou de oorzaak is.

Maar ongeacht de oorzaak heb ik zelf gemerkt dat vooruit plannen eigenlijk altijd enorm helpt om stress door een volle takenlijst te voorkomen. Het geeft je namelijk overzicht, en overzicht zorgt voor grip.

Vooruit plannen

Ik heb mezelf aangeleerd om één tot twee keer per week bewust vooruit te kijken in mijn agenda of werkplanning. Ongeveer een maand of twee tot drie vooruit.

Als ik afspraken of opdrachten zie staan (ik verwerk mijn to-dolijst visueel in mijn agenda), schat ik in hoeveel werk het kost en wanneer het voorbereid moet zijn. Dat laatste hangt bijvoorbeeld af van of je nog iets moet uitzoeken of moet overleggen met een ander. Als ik hier een inschatting van heb, reken ik terug. Vervolgens plan ik in wanneer ik start met de voorbereiding of de uitwerking.

Dit verschilt natuurlijk per agenda-item. Heb ik een vergadering, dan kan ik het lezen van de stukken de dag ervoor inplannen. Maar weet ik dat ik een grotere opdracht moet voltooien, dan bedenk ik goed hoeveel tijd de voorbereiding kost. Ik plan het starten eraan dan al een paar weken van tevoren in—ook afhankelijk van hoe druk ik het in die periode aligned al heb. Daarbij plan ik ruim, want ik heb geen zin in last-minute stress of gedoe door onverwachte gebeurtenissen.

Grip

Door goed vooruit te kijken en te plannen heb jíj de regie over je agenda, en niet andersom. Je wordt niet plotseling verrast door iets wat je moet doen. Zie de voorbereiding van een komende afspraak of taak dan ook als een afspraak met jezelf in je agenda. Je moet het tenslotte doen, en het kost tijd.

Hierdoor plan je jezelf niet te vol. Het gevoel van overzicht en grip op je agenda zorgt uiteindelijk voor meer rust in je hoofd.

Zelfcoaching vraag:

Als je nu in je agenda kijkt naar de komende twee maanden: welke grote taak of afspraak zie je staan waar je nú al een eerste, kleine voorbereiding voor kunt inplannen om stress straks te voorkomen?

Wil je hier toch liever even over sparren? Ik help je graag bij het organiseren van je agenda, op een manier die bij je past. Kijk op www.basisbegrip.nl hoe je een sparringsessie kunt aanvragen.

Je kan deze blog ook als podcast aflevering beluisteren, onder andere op Spotify.